Nyt værktøj giver skibene retning
Et bofællesskab og et aflastningstilbud i Ballerup Kommune hjalp KL og KTO med at udvikle det nye værktøj ‘Vejviser til kvalitet og trivsel’. Nu er de i gang med en proces, hvor de får bedre styr på personalemøderne og den vigtige overlevering i forbindelse med tjenesteskift blandt personalet
Det har ikke skortet på projekter i Ballerup Kommunes organisation for voksne udviklingshæmmede, men der har til tider manglet noget retning og sammenhæng. Derfor slog den daglige leder Nina Andreassen til, da KL og KTO stod og manglede hjælp til udviklingen af værktøjet ‘Vejviser til kvalitet og trivsel’.
– Der var sat mange skibe i søen, men vi manglede noget hjælp til, hvilken vej vi skulle gå, og hvad vi skulle fokusere på. Der har værktøjet hjulpet os på vej, forklarer hun.
Forløbet med vejviseren skydes i gang med et afklaringsmøde på tre timer, hvor det afklares, hvilke opgaver der skal arbejdes med. Herefter skal deltagerne igennem et udviklingsmøde, hvor det diskuteres, hvordan opgaverne skal prioriteres og løses, inden opfølgningsfasen sættes i gang.
I Ballerup deltog Aflastningstilbud Torvevej og Bofællesskab Hold-an Vej, der begge er en del af organisationen for voksne udviklingshæmmede, og det stod hurtigt klart, at de skulle arbejde med overlevering, kommunikation og personalemøder i jagten på kvalitet og trivsel.
– Et aflastningstilbud er et kaotisk sted, så der kan hurtigt komme en tvivl om, hvad man skal vide, for at kunne udføre sit arbejde. Der var tidligere en forståelse af, at man skulle vide lidt om alt, når man kom. Derfor valgte vi at fokusere på en bedre overlevering af informationer, når vi afløser hinanden. Vi kom frem til, at man kun skal vide det, der er behov for, for at man kan løse opgaven. Så kan det godt være, at det er noget andet man skal vide, for at løse opgaven i morgen, siger Lizet Clausen, der er medhjælper og uddyber:
– Det minder meget om en banegård, hvor vi skal vide, hvem der skal med hvilket tog, hvornår det kører, og hvad de skal have med. Man skal vide det om det tog, man er ansvarlig for, men man behøver ikke vide noget, om de andre toge.
På bofællesskabets møder kom det ifølge Doris Gerding, der er hjemmevejleder på Bofællesskab Hold-an Vej, mere til at handle om personalemøderne.
– Vi havde i længere tid talt om, at vi ville lave om på dagsordenen. Afklaringsmødet tydeliggjorde, at det var det vigtigste at gå i gang med for os, siger hun.
|
Fakta KL og KTO står bag projektet ‘kvalitet og trivsel gennem medindflydelse’, hvor man udvikler et procesværktøj, som ledere kan bruge sammen med medarbejderne til at håndtere dagligdagens problemstillinger på en konstruktiv og ikke alt for ressourcekrævende måde. Værktøjet består af en proces i tre led: et afklaringsmøde af tre timer, et udviklingsmøde af tre timer og en opfølgnings fase. Omdrejningspunktet for møderne er en plakat, der viser deltagerne de skridt, de skal tage ud ad ‘Kvalitrivselsvejen’ for at nå frem til en hverdag med mere trivsel og kvalitet. Proceslederne har undervejs støttet sig til en drejebog. Resultatet er ikke en hverdag, der er totalt forandret, men med værktøjet er det muligt at drøfte og forandre de små ting, der frustrerer i det daglige. Ballerup kommune Ballerup Kommunes organisation for voksne udviklingshæmmede består af fire botilbud med i alt 25 beboere samt et aflastningstilbud for 65 borgere – alle med betydelig og varigt nedsat fysisk og psykisk funktionsevne. Der er 40 fastansatte medarbejdere i botilbuddene og 15 på Torvevej Aflastningstilbud. |
Mere struktur og en ny skabelon
Hverken Nina Andreassen, Doris Gerding eller Lizet Clausen er i tvivl om, at ‘Vejviser til kvalitet og trivsel’ har været et godt forløb med nogle positive resultater.
– Nu har vi fået en tydeligere og mere struktureret dagsorden på personalemøderne. Det betyder, at vi lytter mere til hinanden. Vi er også begyndt at tage to beboere op på hvert møde, men det skal handle om faglige ting – ikke det praktiske som at han skal hjem til sin mor onsdag for eksempel. På den måde får vi talt om alle beboerne, og vi får fokuseret på, hvad den pædagogiske opgave er, siger Doris Gerding.
På Aflastningstilbud Torvevej skulle der gøres op med en forståelse af, at man skulle vide lidt om alt, når man mødte ind. Nu arbejdes der på, at man kun får det at vide, som man har brug for i forhold til at løse opgaven.
– Vi har udarbejdet en skabelon, hvor vi skriver punkt for punkt, hvad det er, man skal vide. Der er meget, der kan gå galt, når vi har tre tjenesteskift i løbet af en dag. Vi arbejder stadig på den, for den skal hele tiden justeres, men det er et rigtig godt redskab, og vi er blevet meget mere bevidste om, hvor vigtig tydelig kommunikation er, forklarer Lizet Clausen.
Hun påpeger også, at de har arbejdet med det faglige sprog og spilleregler, så de er mere opmærksomme på, hvordan man skal tiltale og skrive til både borgere og kolleger. For eksempel i forhold til implementeringen af det elektroniske klientsystem.
Meget på hjerte
Der var mange ting, der fyldte i hovederne på personalet og ledelsen, da forløbet gik i gang. Det betød, at processen tog lidt længere tid end forventet. De adopterede dog hurtigt værktøjet og dets metoder, der blandt andet byder på en stor plakat, der hjælper med at afklare, hvor man skal sætte ind, og en bold, der afgør, hvem der har ordet.
– Vi er gode til at snakke, men det kniber sommetider med at handle. Her blev vi tvunget til at handle. Øvelsen var især god i forhold til at se, hvad det er, vi kan gøre noget ved, og hvad vi ikke kan gøre noget ved. Der er ingen grund til at være frustreret over de ting, som vi ikke kan gøre noget ved. Så det skal vi ikke bruge energi på. Vi satte mange sedler på plakaten, så det var svært at se, hvad vi skulle koncentrere os om, men til sidst så vi en kerne, der handlede om kommunikation, siger Nina Andreassen.
Ifølge Lizet Clausen spillede bolden også en særlig rolle.
– Den var med til at få alle på banen, og alle følte sig hørt, fordi vi fik lov til at komme ud med alt. Der var ikke låg på noget. Det var også rart at se, at der var nogle ting, vi skulle ændre, og hvor der faktisk ikke skulle så meget til, siger hun.
Et godt råd
Selv om der er stor tilfredshed med forløbet i både Aflastningstilbud Torvevej og Bofællesskab Hold-an Vej, har der også været et par bump på vejen.
– Der har været stor udskiftning i personalegruppen, så der er en udfordring i forhold til at få alle til at føle et ejerskab. Der har også været en udfordring i forhold til at implementere det og få alle til at holde fokus på det, siger Nina Andreassen og fortsætter:
– Det er ikke færdigt, og vi skal have nogle ting op igen. Bl.a. det der med, at man ikke behøver vide noget om det hele. De nye skal også vide, at de ikke behøver at kunne rumme det hele. Det betyder dog heldigvis, at de nye kolleger oplever, at der er mere struktur på det.
Nina Andreassen er også klar med et godt råd, hvis der er andre, der har lyst til at arbejde med værktøjet.
– Det strakte sig over for lang tid i vores eksempel. Hvis vi skulle gøre det igen, ville jeg planlægge det, så vi kunne gøre det med jævne mellemrum og få fulgt ordentligt op. Det blev lidt ad hoc, siger hun.
Rasmus Onslev Kremmer er journalist på KL’s kontor for ledelsesudvikling.