En ny del af relationen til borgerne

Vi ved nu, hvordan vi håndterer det sikkert, så kommunikationen med de pårørende nu kun sker via e-boks, ligesom vi internt opererer med de lukkede fagsystemer på en meget mere konsekvent måde

Tuck Bergman, centerleder, Socialpædagogisk Center Næstved

Men det har også betydet øget opmærksomhed omkring andre dele af den stedlige kultur:

– Vi har arbejdet med at få skolet medarbejderne til ikke bare at sende en sms eller en almindelig mail til de pårørende med personfølsomme oplysninger om borgerne. Det er jo ellers så let, og det er det, vi er vant til selv at gøre i rigtig mange situationer, siger Pernille Slott.

– Der er vi som alle andre jo blevet opmærksomme på, at den måde at kommunikere på ikke er så sikker. Vi ved nu, hvordan vi håndterer det sikkert, så kommunikationen med de pårørende nu kun sker via e-boks, ligesom vi internt opererer med de lukkede fagsystemer på en meget mere konsekvent måde, forklarer Tuck Bergman.

Særligt mundtligt har det nok ligget meget i kulturen, at vi som pædagoger har udleveret alle oplysninger til de pårørende – i samarbejdets navn

Tuck Bergman, centerleder, Socialpædagogisk Center Næstved

Dilemma med pårørende

På samme måde er der også kommet skærpet opmærksomhed på, hvor man trækker grænsen mellem en personalesag, hvor man altså kommunikerer internt om en borger med kollegerne, og en borgersag, hvor man kommunikerer om borgerne ’ud af huset’. Og dermed på hvordan der er forskel på reglerne for de to slags kommunikation.

Men dilemmaer er der masser af, medgiver Tuck Bergman.

– Tag nu fx vores kommunikation med de pårørende til borgere uden talesprog. Mange af dem har ikke noget værgemål, og der er vi jo vant til at kommunikere for dem ud fra vores pædagogiske kendskab til dem og vores daglige samvær med dem. Men hvad må vi nu oplyse der om fx bankinformationer?, siger centerlederen og tilføjer, at målet hele tiden er at have et godt samarbejde med de pårørende.

– Men her har de nye regler sat tingene på spidsen – for de gælder jo både den skriftlige og den mundtlige kommunikation. Og særligt mundtligt har det nok ligget meget i kulturen, at vi som pædagoger har udleveret alle oplysninger til de pårørende – i samarbejdets navn, siger Tuck Bergman.

Derfor ligger der også en opgave i at informere de pårørende om, hvad de nye regler betyder – og der har det pædagogiske personale da mødt en vis undren fra nogle af de pårørende, fortæller Pernille Slott.

Hun og Tuck Bergman medgiver, at det giver noget mere administrativt arbejde i forhold til cpr-relaterede oplysninger, ligesom fx referater fra personalemøder, der måske før bare lå fremme i en mappe, nu også ’lukkes inde’ i fagsystemerne, så det kræver lidt mere arbejde at finde dem frem.

Ja, der er bagatelgrænser

Og ja, der er tilfælde, hvor de nye regler kan synes mere eller mindre tåbelige. Som når info-tavler, der før har siddet på gangen uden for borgerens hjem med forskellige dagligdags informationer om personale og aktiviteter, nu skal flyttes ind lejligheden. Det sker for at beskytte borgerens privatliv – men man kan jo spørge, hvor meget mere privatliv, det giver, hvis personalet så skal ind i lejligheden for at tjekke, hvad der står på tavlen.

Og ja, der er da bagatelgrænser. For selvfølgelig er det i orden, at en borgers navn står ud for ’2 liter mælk’ på ordresedlen, når der skal bestilles varer hos købmanden.

De nye regler og rutiner har da heller ikke været lydefrit på det pædagogiske plan:

– Vi kan da ikke sige os fri for en vis mistænksomhed fra nogle medarbejdere, som har følt, at de nye regler greb ind i deres metoder og måske følte, at der blev lagt nogle begrænsninger. Men der må vi bare som ledelse stå fast på, at det jo er en tillidsbrist, hvis ikke borgeren kan stole på, at vi kan håndtere de her oplysninger på en sikker måde, siger Tuck Bergman.

Det har først og fremmest været vigtigt, at vi som ledelse satte os i spidsen for det. For hvis vi skal leve op til de nye regler, kræver det, at ledelsen og det administrative lag har fuldstændig styr på dem

Pernille Slott, vicecenterleder, Socialpædagogisk Center Næstved

Det har krævet ledelse

Mens det oprindelige initiativ måske nok kom fra en medarbejder, har det krævet ledelse at føre alle på arbejdspladsen frem til at være klar til de nye persondata-regler, fortæller Tuck Bergman og Pernille Slott.

De har begge følt sig godt bakket op fra den kommunale forvaltning, der gik ind i samarbejdet på helt bar bund i forhold til, hvad de nye regler ville betyde på et tilbud som Socialpædagogisk Center Næstved.

– Men de har været nysgerrige og opsøgende på viden om, hvordan det kan håndteres i praksis, siger Tuck Bergman.

På medarbejdersiden har der været visse udfordringer, der også har krævet, at man som ledelse var klar i mælet:

– Det har først og fremmest været vigtigt, at vi som ledelse satte os i spidsen for det. For hvis vi skal leve op til de nye regler, kræver det, at ledelsen og det administrative lag har fuldstændig styr på dem, så vi kan håndtere de konkrete problemer og udfordringer, det måtte give i det daglige pædagogiske arbejde, siger Pernille Slott, der ligesom Tuck Bergman selv har pædagogfaglig baggrund. 

Som at køre på cykel

Processen har især været udfordrende for de ældre medarbejdere, konstaterer han:

– Det er lidt lige som at køre på cykel. Jo mere man gør det, jo nemmere bliver det, og der har de yngre medarbejdere altså bare fået både de it-baserede måder at arbejde på og den kritiske tilgang til dem i forhold til datasikkerhed meget mere ind med modermælken.

Både Tuck Bergman og Pernille Slott forsikrer, at de er klar til 25. maj, når reglerne træder i kraft:

– Vi har de rette rammer, og medarbejderne er klar til at bruge dem i praksis, siger Pernille Slott.

Hold fast i praksis

Og uanset hvor store eller små ting, det drejer sig om, handler det om ikke at lade sig stoppe pædagogisk, påpeger Pernille Slott:

– Det er selvfølgelig en udfordring, for vi bruger jo de forskellige pædagogiske redskaber af en god grund – vi tager afsæt i vores viden om fx borgernes behov for struktur. Men så er kunsten ikke at sige, at ’nå, så kan vi ikke gøre det eller det mere’. Så må vi finde andre løsninger, og der er det jo heldigvis sådan, at vi alle sammen stadig kan udvikle vores pædagogik og forholde os kritisk til vores egen praksis, siger hun.

Netop det kritiske blik på egen praksis er en meget vigtig gevinst ved at arbejde med de nye regler i persondataforordningen, mener Pernille Slott og Tuck Bergman. Og det er noget, der skal holdes øje med:

– Det er klart, at vi skal følge med i, hvordan tingene bevæger sig: Betyder de nye regler, at vi som socialpædagoger vælger andre veje i det daglige? Ændrer vi vores pædagogiske praksis? Eller kan vi flette tingene sammen, spørger Pernille Slott.

De nye regler og de forholdsregler, de kræver, vil også glide ind som en del af de årskurser, centret har for alle medarbejdere.

– Det er klart, at den her måde at arbejde på, bliver en del af at være ansat her. Det bliver en del af selve det at være i organisationen. Det bliver en del af relationen til borgeren, siger Tuck Bergman.