Kære chef, jeg har en rigtig god ide
Et parkeringskort gavner Pia Zebergs arbejdsmiljø og giver hende mere tid til sit arbejde. Medarbejdere i Horsens Kommune kommer med ideer, som er med til at udvikle handicapområdet
Hver gang specialvejleder Pia Zeberg skal på hjemmebesøg hos en borger i midtbyen i Horsens, skal hun finde en parkeringsplads og af egen lomme putte penge i parkometeret. Bagefter skal hun udfylde en blanket med oplysninger om, hvor meget hun har betalt for at parkere. Efterfølgende skal hendes chef underskrive blanketten for at bekræfte, at pengene kan udbetales. Den underskrevne blanket bliver sendt videre til økonomiafdelingen, hvor der skal to medarbejdere til at skrive under på, at hun kan få udbetalt sit udlæg til parkering.
Det tager tid og koster penge. Tiden kunne Pia Zeberg bruge bedre. Det samme kunne de ca. 80 andre udegående medarbejdere i Horsens Kommunes Afdeling for Handicap, Psykiatri og Socialt Udsatte (HPS). For slet ikke at tale om kommunens øvrige udegående medarbejdere som fx hjemmehjælpere og hjemmesygeplejersker.
– Det er mange penge og meget tid, som bliver brugt til ingen verdens nytte og til stor irritation for os medarbejdere. Vi vil hellere bruge tiden på vores arbejde til gavn for borgerne, siger Pia Zeberg.
Da kommunen derfor som et pilotprojekt bad medarbejdere og chefer i HPS om at deltage i et it-projekt, hvor de kan sende gode ideer ind til ledelsen, røg Pia Zeberg til tasterne. Hun foreslog, at alle udegående medarbejdere får et parkeringskort, så de i arbejdstiden kl. 8-16 kan parkere gratis på kommunens parkeringspladser.
Forslaget bliver i øjeblikket vurderet af eksperter, men flere kollegaer har allerede tilkendegivet, at de synes, det er en god ide.
LOOP den direkte vej
Medarbejderne har så mange gode ideer, som aldrig når frem til ledelsesgangen og til de personer, som har kompetence til at gennemføre dem. Det var ledelsens tanke bag it-systemet LOOP, som medarbejderne i HPS som et forsøg afprøvede tre måneder i efteråret 2012. Der blev oprettet et site, som samtlige 550 medarbejdere i afdelingen fik adgang til. Her kan de skrive deres ide eller kommentere andres ideer. Ideerne bliver vurderet af eksperter, og deres indstilling går videre til ledelsen, som har den endelige kompetence til at beslutte, om ideen skal omsættes til handling.
Forsøgsperioden viste, at LOOP var en rigtig god ide. Der blev indsendt 71 ideer, og ledelsen besluttede, at 28 af dem var så gode, at de skulle bruges. Ordningen er gjort permanent i afdelingen, og man har efterfølgende besluttet at udbrede den til samtlige ansatte i Horsens Kommune. Direktør for Sundhed og Socialservice, Karin Holland siger:
– Der er et kæmpepotentiale i at få involveret vores medarbejdere i hele innovationsprocessen. Altså i at få mulighed for at drage nytte af alle de kompetencer og kreative tanker og ideer, som vore medarbejdere har. Vi kommer til at gøre tingene endnu smartere, hvilket er godt for både kvaliteten, økonomien og medarbejdertilfredsheden.
Det er let med net
Pia Zeberg har en bostøttefunktion over for de borgere, der bor i egen bolig. De er mellem 18 og 30 år og har forskellige personlighedsforstyrrelser som fx ADHD. Hendes opgave er bl.a. at hjælpe dem med at strukturere dagen, skabe kontakt til socialforvaltningen, skattevæsnet og andre myndigheder, at købe ind og hjælpe dem med personlig hygiejne og med at komme ud af døren til et job. Hendes arbejde forudsætter et tæt samarbejde med sundheds- og socialforvaltningen, og hun ledsager ofte en borger til møde.
– Vi er der for at støtte borgerne til selv at kunne klare tingene – og til at afkode de beskeder, de ikke selv forstår, siger hun.
Her har hun fået god hjælp fra en ide på LOOP, hvor en medarbejder foreslog, at alle udegående medarbejdere blev udstyret med en net-forbindelse, som giver dem mulighed for at koble sig op på kommunens dokumenter. Ideen blev godtaget af cheferne, og Pia Zeberg fik en computer med netforbindelse til kommunen.
– Det er et godt arbejdsredskab både for os og borgerne, som jeg kan træne i at bruge NemID, siger Pia Zeberg.
Hvis hun tidligere fx skulle gennemgå nogle dokumenter med en borger, skulle hun først køre ham ind på kontoret, hvor de kunne gennemgå sagen. Bagefter skulle hun køre ham hjem igen.
– Nu kan jeg sidde sammen med borgeren i hans eget hjem og gennemgå nogle af de ting, jeg har skrevet i journalsystemet. Det giver borgeren tryghed, at han kan se, hvad jeg har skrevet. Borgeren får meget mere ejerskab til det, siger hun.
Computeren betyder også, at hun kan spare tid på anden vis. Hvis en borger fx har glemt sin aftale, kan hun åbne computeren og arbejde lidt, inden hun skal videre til næste borger.
– Der er måske kun fem kvarter til næste besøg, og jeg kan kun lige nå ind på kontoret og åbne computeren, inden jeg skal afsted til næste hjemmebesøg, siger hun.
Vil gerne have gode medarbejdere
En af dem, der kunne se, at det var en god ide at gennemføre LOOP var socialpædagog Yasmeen Hollesen, der arbejder med hjemmeboende udviklingshæmmede. Hun er medlem af Socialpædagogernes kredsbestyrelse i Østjylland og tillidsrepræsentant for de omkring 45 socialpædagoger i HPS.
Hun er medlem af både områdeMED og hovedMED (en aftale på det offentlige område om medarbejdernes medbestemmelse og medindflydelse), hvor man har drøftet, om LOOP var et redskab, man kunne bruge.
Sitet ligger i naturlig forlængelse af den udvikling, som afdelingen har gennemgået, forklarer hun. Ledelsen har fokus på uddannelse og udvikling, og det har bl.a. betydet, at alle medarbejdere får tilbudt en diplomuddannelse. I samarbejde med a-kassen bliver der ansat vikarer, mens de fastansatte er på kursus.
– Det er et flot og godt afbræk i hverdagen. Tidligere har medarbejderne skullet gennemføre en diplomuddannelse oven i en almindelig arbejdsdag, siger Yasmeen Hollesen.
Kan ikke erstatte fælleskabet
Mange af de ideer, der er sat i værk via LOOP, har lettet arbejdsdagen for medarbejderne, så der er blevet mere såkaldt a-til-a-tid (ansigt til ansigt) med borgerne, fortæller Yasmeen Hollesen.
– Det er et sted, hvor vi kan få vores ideer kanaliseret ud, og andre kan bidrage med fordele og ulemper ved den foreslåede ide. Det gode ved sitet er også, at det fungerer på tværs af områder, siger hun.
Men det er vigtigt, at medarbejderne er opmærksomme på arbejdsmiljøet. Det mobile netværk betyder, at de udegående medarbejdere stort set ikke behøver at komme i afdelingen, men kan klare alt papirarbejdet på mobil.
– Vi taler meget om, at vi skal passe på os selv. I forvejen arbejder vi meget alene, og hvis vi så heller ikke møder kollegaerne på kontoret, så bliver der for alvor tale om alenearbejde, siger Yasmeen Hollesen.
– Vi bliver meget nemt en enmandshær for en borger og har kun os selv at bruge i arbejdet, siger hun.
Det er vigtigt at få læsset af, ikke mindst hvis man har været ude for en træls oplevelse som fx verbalt overfald og truende hunde hos kriminelle borgere, forklarer hun. Pia Zeberg er enig.
– Netmobilen giver mig fred og ro til at arbejde, men jeg skal passe på, at jeg ikke bliver endnu mere alene. Derfor skal man huske at komme forbi kontoret en gang imellem, siger Pia Zeberg.
Selv kommer hun forbi hver dag.
– Nettet giver mig en frihed i arbejdet, men det kan ikke erstatte fællesskabet, supervisionen og sparring med kollegaerne. Begge dele er fantastiske, siger hun
Pia Zeberg er praktikvejleder og rådgiver altid de studerende til at huske at komme forbi kontoret og sparre med kollegaerne.
Hvad går du egentlig og laver
En af de ideer, ledelsen i dag overvejer at sætte i værk, er rokering, hvor medarbejderne prøver at bruge deres kompetencer på en anden plads i kommunalforvaltningen, fortæller Yasmeen Hollesen.
– Vi har talt om det i områdeMED og er enige om, at det er en rigtig god ide, at man fx kan prøve at sidde i sagsbehandlerens stol og omvendt. Det vil give en bedre forståelse for hinandens arbejde på tværs af afdelinger.
Tidligere sad man ofte sammen, og der var færre medarbejdere. Dengang vidste man altid, hvad de andre faggrupper lavede. Men det ved man ikke i dag, hvor man har adskilt den bevilgende myndighed fra udførerdelen, som bl.a. er de udegående medarbejdere, forklarer Yasmeen Hollesen.
Rokering vil få stor betydning for arbejdsmiljøet, fordi vi ofte er frustrerede over ikke at kunne komme i kontakt med sagsbehandleren eller andre myndigheder, som har at gøre med borgerens sag, siger hun.